Durant la vie d’une association, certaines choses peuvent changer. Un déménagement, un litige, une évolution : voici quelques exemples qui peuvent nécessiter de changer les statuts d une association. En fonction de la nature des évolutions de la structure, les démarches administratives peuvent varier et impliquer plus ou moins de procédures. Tout dépend de ce qui doit être modifié, et de ce que les statuts de l'association exigent pour cela. Siège social, dénomination, ou objet de l’association font partie des changements qui peuvent s’opérer et qui imposent que les statuts de l'association soient changés. Des procédures spécifiques peuvent aussi être précisées, comme la réunion du conseil d’administration par exemple.
Une modification qui n’est pas mentionnée dans les statuts de l'association
Les statuts originaux prévoient généralement les modalités de modification. Cela inclut notamment qui doit se rassembler et débattre pour accepter et mettre en place lesdites modifications. Mais lorsqu’ils ne prévoient rien, n’importe qui faisant partie de l’association peut proposer une modification des statuts d'une association. Bien sûr, cela ne signifie pas qu’elle sera acceptée. C’est pour cela qu’une Assemblée générale doit être convoquée, et ce, à n’importe quel moment de l’année. Elle doit rassembler les membres de l’association.
Pour que la modification soit adoptée, l’unanimité des membres présents doit y consentir, mais parfois une simple majorité est nécessaire. Cela dépend de l’objet de la modification : dans le premier cas, c’est lorsqu’un engagement supplémentaire est demandé. En revanche, la majorité suffit pour diminuer un engagement, ou pour des modifications d’ordre administratives.
Pour organiser une Assemblée générale ordinaire ou exceptionnelle, les membres doivent être convoqués par un courrier envoyé, donné en main propre ou par courriel. Comme lors de chaque Assemblée, un procès-verbal doit être dressé résumant l’ordre du jour, les débats et l’approbation ou non de la modification.
Lorsque la modification est précisée dans les statuts
La plupart du temps, les modalités de modifications de certains éléments peuvent être prévues dans les statuts de l'association. Dans ce cas, elles sont prioritaires et doivent se dérouler comme indiqué. Souvent, il est anticipé que les modifications puissent être proposées que par certains membres habilités seulement. La plupart du temps, les articles les plus importants qui concernent le siège social ou l’objet de l’association ne peuvent être décidés que par le conseil d’administration. C’est lors de la création de l’association que ces modalités sont indiquées.
Dans ce cas, une Assemblée générale ordinaire ou exceptionnelle est aussi planifiée, avec la convocation des personnes concernées. Pendant la séance, l’adoption de la modification doit être votée à la majorité ou à l’unanimité, selon la nature du changement.
Après le vote, les modifications et la déclaration
Lorsque la modification a été acceptée lors de l’Assemblée générale, les statuts de l'association doivent ainsi être changés. Mais les dirigeants de l’association ne peuvent se contenter de cela, notamment dans certains cas. Lorsqu’ont été changés les engagements de certains membres, la déclaration n’est pas nécessaire. Mais quand le siège social, l’objet ou le nom de l’association a été changé, alors une déclaration doit être effectuée par la suite par un dirigeant ou une personne qui a été désignée par un mandat.
La déclaration doit être effectuée dans les trois mois qui suivent l’Assemblée générale, sous peine de sanctions. Elle doit être adressée au Greffe des Associations auquel le siège social de l’association est rattaché. Le procès-verbal de l’Assemblée générale relatant des délibérations doit être fourni, de même que les nouveaux statuts. Comme pour les statuts originaux, ils doivent avoir été signés par au moins deux dirigeants. Lorsque la déclaration est faite par une tierce personne, alors le mandat doit également être joint. Elle peut être effectuée par courrier, directement au Greffe, ou en ligne, sur le site dédié aux e-modifications.
Si les dirigeants de l’association le désirent, les modifications peuvent faire l’objet d’une publication au Journal officiel des associations. Cette option gratuite n’est disponible que pour les changements de nom, d’objet ou d’adresse.
Le cas particulier de l’Alsace Moselle
En Alsace Moselle, les statuts peuvent être modifiés en toute liberté, en suivant la procédure prévue ou par simple délibération si rien n’est indiqué. Dans ce dernier cas (et c’est ce qui différencie cette région du reste de la France), la modification doit être votée par les trois quarts des membres présents lors de l’Assemblée générale. Enfin, lorsque la modification des statuts de l'association a été faite, il convient de la déclarer auprès du tribunal judiciaire, sur papier libre. Les mêmes pièces jointes sont demandées lors de la déclaration.