Pourquoi votre entreprise devrait-elle utiliser les signatures électroniques ?

signature électronique

Publié le : 28 avril 20236 mins de lecture

Utiliser un logiciel de signature électronique dédié aux professionnels permet de gagner en rapidité et en efficacité si vos collaborateurs se trouvent à l’étranger. La faculté de signer à distance permet aux télétravailleurs de valider certains documents nécessaires au bon fonctionnement de leurs activités. Comment ça marche ?

La signature électronique, un élément de garantie

Une signature électronique est un moyen de garantir l’intégrité d’un document électronique. Elle authentifie également l’auteur du document. La signature se fait par analogie, en d’autres termes, elle utilise la signature manuscrite d’un document en papier. Sa valeur est similaire à celle de la signature manuscrite. Les logiciels tels que vsign.fr proposent des signatures électroniques de qualité supérieure. Nul besoin d’un contact physique pour signer un document, tout peut se faire à distance qu’il s’agisse de factures, de contrats de travail, de bons de commande, de documents comptables, juridiques, de mandats ou d’actes notariés. Ce type de signature est en mesure de remplacer la version manuscrite, elle est juridiquement recevable et se réalise en quelques secondes seulement. Vous pouvez faire signer un PDF quel que soit votre secteur d’activité. Ceux qui travaillent dans la vente peuvent se concentrer sur le cœur de leur activité en se libérant des tâches administratives. Les services financiers peuvent aussi se partager leurs documents électroniques et les faire signer à distance grâce à cette expérience dématérialisée, sécuritaire et fluide. Votre enseigne œuvre dans les ressources humaines ? Embauchez les candidats en toute facilité et épatez-les en leur donnant accès aux documents en ligne à signer électroniquement. La signature numérique concerne également le domaine administratif et les IT.

Les intérêts des signatures électroniques au sein d’une enseigne

Intégrer un logiciel de signature électronique dans votre système de gestion permet à votre enseigne d’optimiser son processus de signature de documents numériques. Vous n’avez plus besoin d’imprimer les papiers et de les scanner, les destinataires des documents remplissent et signent électroniquement en quelques clics seulement. Vous recevez des notifications à chaque étape des signatures, votre espace en ligne personnel stocke en toute sécurité les documents signés. Les tâches manuelles sont fastidieuses et prennent du temps. Un logiciel de signature en ligne propose un gain de temps précieux et ultra pratique. Dites au revoir aux aléas des services postaux, vos documents sont envoyés, puis retouchés en ligne. Être à la pointe de la technologie est une manière de témoigner votre professionnalisme. Les signatures numériques élégantes et intuitives permettent de faire bonne impression auprès de vos clients, partenaires, fournisseurs et collaborateurs. Permettre à vos contacts de signer numériquement des documents PDF sans qu’ils n’aient à télécharger ou à imprimer quoi que ce soit est un moyen de les fidéliser. Certains logiciels proposent des prix de lancement relativement bas afin de vous donner l’opportunité de tout numériser à moindre coût.

Les fonctionnalités d’un logiciel de signature électronique pro

Un logiciel de signature électronique en ligne qui propose diverses fonctionnalités permet une meilleure prise en main quel que soit l’appareil utilisé. Vous pouvez par exemple uploader les documents à faire signer et d’y ajouter les contacts concernés. La personnalisation des ajouts peut se faire dans l’ordre des signatures. Les documents tels que les devis, les contrats et les bons de commande seront traités en un temps record grâce au logiciel. Un logiciel capable de personnaliser vos PDF est aussi à privilégier. La possibilité d’ajouter des champs personnalisés aux fichiers permet aux autres utilisateurs de compléter les documents rapidement et en toute confiance. Besoin d’un suivi en temps réel de vos documents professionnels en ligne ? Un logiciel de signature de qualité vous donne les moyens de recevoir des notifications dès que vos contacts apposent leurs signatures sur les documents. Les notifications arrivent à l’instant T. Un logiciel capable de vous offrir un stockage sécurisé est aussi indispensable. Vous serez le seul à pouvoir accéder aux fichiers en cas de besoin. Vous restez propriétaire de vos données numériques.

Le logiciel idéal pour garantir une signature électronique de qualité

Un logiciel signature électronique professionnel allie fiabilité, efficacité et rentabilité. Les signatures électroniques ont force exécutoire où que vous soyez, peu importe la distance qui vous sépare du destinataire. Préférez un logiciel utilisable dans de nombreux pays. Cette option est indispensable si vous collaborez avec des étrangers. Les signatures électroniques vous permettent d’économiser de l’argent puisque les processus ne nécessitent pas des déplacements. Néanmoins, vérifiez le tarif de transaction pour éviter de payer plus qu’il n’en faut. La valeur légale de la signature électronique est aussi à vérifier. Une stratégie zéro papier réduit l’impact de votre enseigne sur l’environnement, il y a autant de raisons qui peuvent vous pousser à opter pour le numérique. Les paperasses ont l’habitude de faire trainer les processus administratifs, la signature électronique les accélère. La dématérialisation cumule ainsi les avantages, traiter électroniquement vos documents pérennise vos activités. Un service de signature électronique proposant plusieurs fonctionnalités offre un haut niveau de fiabilité.

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